Asiakirjajulkisuus
Tämä sivu kertoo, miten Hämeenlinnan kaupunki käsittelee tietoja ja miten voit pyytää asiakirjoja. Kaupunki toimii tiedonhallintayksikkönä, eli sillä on vastuu ylläpitää kuvauksia omista tietovarannoistaan lain mukaan.
Tavoitteena on antaa sinulle selkeä kokonaiskuva siitä, millaisia tietoja kaupungilla on ja miten voit pyytää niitä. Samalla sivu auttaa sinua tekemään tietopyynnön oikein ja kohdistamaan sen oikealle viranomaiselle.
Kuvauksessa kerrotaan myös, missä tilanteissa kaupunki kerää tietoja kuntalaisista, palvelujen käyttäjistä ja henkilöstöstä. Kun tiedät, mitä tietoja on olemassa, sinun on helpompi pyytää niitä täsmällisesti.
Asiarekisteri ja tietovarannot
Kaupungin asiarekisteri sisältää tiedot kaikista käsittelyyn tulevista asioista, niiden etenemisestä ja niihin liittyvistä asiakirjoista.
Tietoja säilytetään sekä digitaalisessa muodossa että paperilla. Sama rekisteri voi koostua useista eri järjestelmistä ja tietolähteistä. Jos tietoja on kerätty samaan tarkoitukseen, ne kuuluvat samaan rekisteriin.
Sähköisiä tietoja käsitellään asianhallintajärjestelmissä ja muissa tietojärjestelmissä. Paperisia asiakirjoja säilytetään turvallisesti työpisteillä, lähiarkistoissa tai kaupunginarkistossa. Kaupunginarkisto säilyttää pitkäaikaiset ja pysyvät asiakirjat.
Kaikkia tietoja käsitellään lakien, viranomaisohjeiden ja tietoturvakäytäntöjen mukaisesti.
Tietopyynnöt ja tietopalvelu
Sinulla on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Suurin osa kaupungin asiakirjoista on julkisia. Osa tiedoista voi kuitenkin olla salassa pidettäviä lain perusteella.
Voit tehdä tietopyynnön helposti. Mitä tarkemmin yksilöit pyyntösi, sitä nopeammin saat tiedon. Kerro esimerkiksi asiakirjan nimi, otsikko tai päivämäärä, jos tiedät ne.
Julkisen asiakirjan pyyntö
Voit pyytää julkisen asiakirjan ilman perusteluja. Sinun ei tarvitse kertoa, mihin aiot käyttää tietoa.
Tee pyyntö esimerkiksi:
- sähköpostilla
- puhelimitse
- kirjeellä
Viranomainen auttaa sinua tarvittaessa tarkentamaan pyyntöä.
Salassa pidettävän asiakirjan pyyntö
Jos pyydät salassa pidettävää tietoa:
- kerro, mihin käytät tietoa
- todista henkilöllisyytesi
- anna tarvittaessa lisätietoja pyynnön käsittelyä varten
Tällainen pyyntö tehdään kirjallisesti ja allekirjoitetaan.
Omat henkilötiedot
Sinulla on oikeus tarkistaa, mitä tietoja kaupungilla on sinusta. Voit pyytää vain itseäsi koskevat tiedot.
Tee tarkastuspyyntö:
- kirjallisesti vapaamuotoisesti tai
- turvallisella sähköisellä lomakkeella
Samaa lomaketta voit käyttää myös silloin, kun pyydät henkilötietoja julkisuuslain perusteella.
Käsittelyajat ja maksut
Saat tiedon julkisesta asiakirjasta yleensä nopeasti, viimeistään kahden viikon kuluessa. Jos pyyntö on laaja tai vaatii lisäselvityksiä, käsittely voi kestää enintään kuukauden.
Myös salassa pidettävien asiakirjojen käsittely kestää enintään kuukauden.
Voit saada asiakirjat:
- sähköisesti
- paperisena
- tutustumalla niihin paikan päällä
Kaupunki voi periä maksun asiakirjoista ja niiden toimituksesta. Vaativissa tapauksissa maksu voi olla suurempi, erityisesti kiireellisissä pyynnöissä.
Miten tietoja haetaan
Voit yksilöidä tietopyynnön esimerkiksi seuraavilla tiedoilla:
- asiakirjan tai asian nimi
- diaarinumero
- henkilön nimi
- kiinteistötunnus
- päivämäärä
- valmistelija tai päätöksentekijä
Yhteydenotot
Osoita tietopyyntö suoraan sille toimialalle, jota asia koskee. Kirjaamot auttavat sinua tarvittaessa.
Sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen asiakirjat kuuluvat Kanta-Hämeen hyvinvointialueelle.
Tietovarannot
Kaupungin tietovarannot sisältävät eri toimialojen tiedot. Näitä ovat esimerkiksi:
- kaupunkirakentaminen ja ympäristö
- opetus ja varhaiskasvatus
- kulttuuri ja vapaa-aika
- hallinto, talous ja henkilöstö
Tietoja hallitaan suunnitelmallisesti, ja jokaisella rekisterillä on oma tietosuojaseloste. Siitä näet esimerkiksi:
- mihin tietoja käytetään
- mitä tietoja tallennetaan
- mistä tiedot tulevat
- mihin tietoja luovutetaan
Käytössä on useita tietojärjestelmiä eri palveluissa. Ne tukevat kaupungin palvelujen tuottamista ja asiakirjojen käsittelyä.
Lisätietoja
Yhteystiedot
tietosuojavastaava@hameenlinna.fi