Hankinnat

Hämeenlinnan kaupunki on hankintalain mukainen hankintayksikkö. Voit tutustua kaupungin hankintoihin jo ennen tarjouksen tekemistä. Tältä sivulta löydät tietoa hankintojen periaatteista, toimialoista suunnitelmista.

Kaupunki järjestää kaikki tarjouskilpailut sähköisesti. Käytössä ovat Tarjouspalvelu-portaali ja TyöllisyysSampo-portaali. EU- ja kansallisista hankinnoista ilmoitetaan myös HILMA-palvelussa.

Miten julkinen hankinta etenee

Julkinen hankinta tarkoittaa, että kaupunki ostaa tavaroita, palveluja tai urakoita organisaation ulkopuolelta.

Hankinta etenee vaiheittain:

1. Hankinnan valmistelu
2. Markkinavuoropuhelu yritysten kanssa
3. Tarjouskilpailu
4. Hankintapäätös
5. Sopimus
6. Sopimuskausi

Hankinnat jaetaan kohteen ja arvon mukaan. Mitä suurempi hankinta on, sitä tarkemmat säännöt siihen liittyvät.

Näin osallistut tarjouskilpailuun

Näiden ohjeiden avulla pääset alkuun. Tarkemmat ohjeet löydät sivun alaosasta.

Toimi näin

1. Lue tarjouspyyntö ja kaikki liitteet huolellisesti.
2. Kysy, jos jokin kohta jää epäselväksi.
3. Vastaa vain siihen, mitä kysytään.
4. Täytä kaikki vaaditut tiedot.
5. Tarkista tarjouksesi ennen lähettämistä.
6. Lähetä tarjous ajoissa.

Missä tarjouskilpailut julkaistaan

Hämeenlinnan kaupungin hankinnat löydät alla olevista palveluista.

EU- ja kansalliset hankinnat sekä osa pienhankinnoista:

Dynaamiset pienhankinnat, erityisesti työllisyyspalveluissa. Palvelusta löytyy hankinta-asiakirjat.

Kansallinen ilmoituskanava julkisille hankinnoille. Rekisteröidy portaaliin vain kerran. Sen jälkeen voit jättää tarjouksia eri hankintayksiköille samalla tunnuksella.

Työllisyyspalvelujen ja muut dynaamiset pienhankinnat

Osallistu markkinavuoropuheluun

Kaupunki tekee usein yhteistyötä yritysten kanssa jo ennen tarjouskilpailua. Tätä kutsutaan markkinavuoropuheluksi.

Osallistumalla voit:

• kertoa uusista ratkaisuista ja ideoista
• kommentoida hankinnan ehtoja
• tuoda esiin alan käytäntöjä
• ehdottaa parannuksia

Hyvin valmisteltu hankinta hyödyttää sekä kaupunkia että yrityksiä.

Näin laadit hyvän tarjouksen

Tarjouksen laatimisessa tarkkuus on tärkeää. Jos tarjous ei vastaa vaatimuksia, kaupunki voi hylätä sen.

Muista nämä:

• Vastaa täsmälleen pyydetyllä tavalla
• Ilmoita hinnat oikein ja kokonaan
• Älä lisää ylimääräisiä liitteitä
• Jätä tarjous vain pyydetyn kanavan kautta
• Varmista, että saat kuittauksen lähetyksestä

Esimerkki: Jos toimitusaika pitää ilmoittaa viikkoina kokonaislukuna, ilmoita esimerkiksi ”3 viikkoa”. Älä kirjoita ”2–4 viikkoa”.

Miten tarjoukset arvioidaan

Tarjoukset käsitellään kolmessa vaiheessa.

Tarvittavat asiakirjat

Jos voitat tarjouskilpailun, sinun täytyy toimittaa asiakirjat, jotka osoittavat yrityksesi hoitavan velvoitteensa.

Näitä ovat esimerkiksi:

• Selvitys rekistereistä
  • Selvitys siitä, onko yritys/yhteisö merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin
  • Selvityksen saa YTJ:stä yrityshaulla
• Kaupparekisteriote (yhdistysten osalta vaaditaan yhdistysrekisteriote ja säätiöiden osalta säätiörekisteriote)
  • Kauppa- ja säätiörekisteriotteen saa esimerkiksi Virre-palvelusta
  • Yhdistysrekisterin tietopalvelusta saa yhdistysrekisteriotteen
• Selvitys mahdollisesta verovelasta
  • YTJ:ssä on yrityksen/yhteisön tiedoissa linkki verovelkarekisteriin
  • Todistuksen verojen maksamisesta tai verovelkatodistuksen saa esimerkiksi tilaamalla sen OmaVero-palvelusta tai Verohallinnon sähköisellä lomakkeella.
• Todistukset eläkevakuutuksista (TyEl-vakuutus)
  • Todistuksen saa eläkevakuutusyhtiöstä
• Selvitys työehtosopimuksesta
  • Selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista
  • Selvitys on esimerkiksi yrityksen/yhteisön itse allekirjoittama asiakirja, jossa kerrotaan työhön sovellettava työehtosopimus tai työhön sovellettavat keskeiset työehdot
• Selvitys työterveyshuollosta
  • Selvitys työterveyshuollon järjestämisestä
  • Selvitys on esimerkiksi työterveyshuollon allekirjoittama todistus asiasta
• Todistus tapaturmavakuutuksesta (rakentamistoiminnassa)
  • Todistus siitä, että yritys/yhteisö on ottanut tapaturmavakuutuslaissa tarkoitetun vakuutuksen
  • Todistuksen saa vakuutusyhtiöstä

Asiakirjat saavat olla enintään kolme kuukautta vanhoja.

EU-hankinnat

EU-hankinnoissa käytetään ESPD-lomaketta. Se on yhteinen eurooppalainen asiakirja, jolla osoitat täyttäväsi vaatimukset.

Yhteistyö ja alihankinta

Jos et pysty toteuttamaan hankintaa yksin, voit:

• tehdä yhteistyötä muiden yritysten kanssa
• toimia alihankkijana tai käyttää alihankkijaa
• tehdä tarjouksen yhdessä muiden kanssa

Yhteistyö ei saa rajoittaa kilpailua.

Suunnitelmat ja periaatteet

Kaupunginhallitus ja lautakunnat hyväksyvät vuosittain hankintasuunnitelman, jossa on vähintään EU- ja kansalliset hankinnat. Se kertoo tulevista hankinnoista, mutta kaikki suunnitelmat eivät välttämättä toteudu.

Tietoa hankintasuunnitelmista löydät

Hankintatoimen ohjeet ja periaatteet

Kaupungin, ja soveltuvin osin myös kaupungin tytäryhteisöjen, hankintojen toteuttamista ohjaa Hankintaohje.

Kaupungin hankintatoimen keskeiset periaatteet löydät Hankintatoimen periaatteet -asiakirjassa sekä erillisessä Ajoneuvopolitiikka-asiakirjassa.

Kaupunki käyttää myös työllistämisehtoa. Siitä saat lisätietoa hankintapalveluista: hankinnat@hameenlinna.fi

Lisätietoja

Yhteystiedot